Effectieve Rollen en Doelen in IT-management

Uitdaging

Het IT-management team van een middelgroot bedrijf had te maken met onduidelijkheid over de rolverdeling en doelstellingen. Ondanks meerdere herijkingen van de doelen, bleef er onenigheid en miscommunicatie. Dit leidde ertoe dat één team geïsoleerd raakte en niet meer betrokken werd bij de uitwerking van doelen. De frustraties groeide en de Agile coach van de IT-afdeling werd zelfs onderdeel van het probleem, waardoor een oplossing verder weg leek dan ooit.

Aanpak

Ik werd ingeschakeld om het team te helpen. Mijn aanpak bestond uit het creëren van een veilige omgeving door het groepsgesprek te laten plaatsvinden op een inspirerende locatie buiten het bedrijf. Daarnaast voerde ik individuele gesprekken met elk teamlid om hun perspectieven en wensen te begrijpen.

Stappen:

Veilige Omgeving Creëren: Door het gesprek buiten het bedrijf te organiseren, konden teamleden vrijuit spreken zonder de druk van de werkomgeving.

Individuele Gesprekken: Elk teamlid kreeg de kans om hun ervaringen en wensen te delen. Dit hielp om een volledig beeld te krijgen van de problemen en mogelijke oplossingen.

Duidelijkheid over het Proces: Tijdens de gesprekken werd duidelijkheid gegeven over het proces en kregen teamleden de ruimte om vragen te stellen.

Groepsgesprek: In het groepsgesprek luisterden de teamleden naar elkaar, waardoor patronen zichtbaar werden en er ruimte ontstond voor verschillen. Emoties mochten getoond worden en er werden afspraken gemaakt die voor alle partijen werkbaar waren.

Resultaten

Na deze intensieve sessie zag het IT-management team significante verbeteringen:

Verbeterde Communicatie: Teamleden communiceerden effectiever en werkten beter samen.

Duidelijke Rollen en Doelen: Er was meer duidelijkheid over de rolverdeling en de gemeenschappelijke doelen.

Verhoogd Vertrouwen: Het vertrouwen binnen het team nam toe, wat de samenwerking ten goede kwam.

Succesvolle Samenwerking: Het team werkte weer als een eenheid aan de afgesproken doelstellingen.

Klantfeedback

“De ‘hotel’ sessie met Richard heeft ons team geholpen om beter samen te werken en conflicten constructief aan te pakken. We zijn nu een sterker en meer verbonden team. De coaching heeft echt een verschil gemaakt in hoe we als team functioneren.” – Manager van het IT-Management Team

“Richard, jij hebt iets voor elkaar gekregen dat mij nog niet eerder is gelukt. Je bracht een blijvende verandering in het die bijdraagt aan een betere samenwerking.” – Agile coach van de IT-afdeling

Effectief leren en groeien door intervisiegroepen: tips en begeleiding

Een relatief eenvoudige manier om kennis en vaardigheden in je organisatie te borgen en te laten groeien is intervisie. Naast de waardevolle bijdrage die medewerkers leveren in een intervisie groep is het ook een goedkope wijze om leerdoelstellingen te behalen.

Intervisie is een gestructureerd gesprek tussen collega’s of vakgenoten over werkgerelateerde vraagstukken. Dit kunnen zowel professionele als persoonlijke thema’s zijn. Tijdens intervisie bespreekt de groep concrete ervaringen en helpt elkaar bij het vinden van oplossingen. Het doel is van elkaar te leren en tot nieuwe inzichten te komen. Intervisie ondersteunt zo zowel individuele ontwikkeling als verbeteringen binnen de organisatie.

Het opzetten van een intervisiegroep is een waardevolle stap om kennisdeling en professionele ontwikkeling te bevorderen. Hier zijn enkele stappen om te beginnen:

Doel en doelgroep bepalen
Definieer het doel van de intervisiegroep en identificeer de collega’s of vakgenoten die willen deelnemen.

Frequentie en duur
Bepaal hoe vaak de intervisiebijeenkomst plaatsvindt (bijvoorbeeld maandelijks) en hoe lang elke sessie duurt (meestal 1 tot 2 uur).

Structuur en regels
Stel duidelijke regels op, zoals vertrouwelijkheid, respectvolle communicatie en actieve deelname. Bespreek ook de rol van de gespreksleider.

Agenda en thema’s
Maak een agenda voor elke bijeenkomst en kies een specifiek thema of casus om te bespreken. Dit kan een werkgerelateerd probleem, dilemma of uitdaging zijn.

Locatie en technologie
Kies een geschikte locatie (fysiek of virtueel) en zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de benodigde technologie (bijvoorbeeld videoconferentietools).

Eerste bijeenkomst
Organiseer de eerste bijeenkomst en introduceer de groepsleden. Bespreek de verwachtingen en begin met een casusbespreking.

Reflectie en evaluatie
Evalueer regelmatig de effectiviteit van de intervisiegroep en pas indien nodig aan.

Als externe gespreksleider kan ik jullie helpen bij het starten en begeleiden van deze waardevolle groepen. Samen bouwen we aan een gestructureerd gesprek waarin we concrete situaties en uitdagingen bespreken. Als externe begeleider faciliteer ik deze sessies, zodat jullie van elkaar kunnen leren en tot nieuwe inzichten kunnen komen.

Waarom externe begeleiding?

  • Objectiviteit: Ik breng een frisse blik en objectiviteit in de groep.
  • Ervaring: Met mijn ervaring kan ik de intervisiebijeenkomsten effectief leiden.
  • Vertrouwelijkheid: Als externe begeleider waarborg ik de vertrouwelijkheid van de gesprekken.

Hoe werkt het?

  1. We plannen regelmatige bijeenkomsten waarin we casussen bespreken.
  2. Ik faciliteer de gesprekken en zorg voor een veilige omgeving.
  3. Samen werken we aan oplossingen en nieuwe inzichten.

Interesse? Neem gerust contact met me op als je meer wilt weten of als je een intervisiegroep wilt opstarten. Laten we samen leren en groeien!

Geen categorie

Flexibel werken voor organisaties en teams

Als Agile coach en Scrum master ondersteun ik teams in het invoeren en verbeteren van Agile mindset in combinate met Scrum werkwijze. Meer dan 20 jaar ervaring binnen verschillende teams en organisaties. Hierbij ben ik altijd bezig met het vraagstuk: “Hoe krijg ik in dit team flexibiliteit, zodat zij maximale toegevoegde waarde leveren aan een organisatie, door op duurzame wijze te werken?”

Dat zijn veel speerpunten in een zin… Laat ik ze hieronder nader uitwerken.

Maximale toegevoegde waarde

Laat ik beginnen met “maximale toegevoegde waarde”. Elk team dient een belangrijk doel binnen een organisatie. Tijdens mijn begeleiding ga ik samen met het team opzoek naar de waarde die zij toevoegen aan een organisatie. Vaak zijn teams afgeleid en werken ze aan verschillende zaken zonder echt focus te hebben. Het bepalen van de toegevoegde waarde zorgt voor Focus in het team. Natuurlijk help ik het team ook om hier transparant over te zijn.

Flexibiliteit

Flexibiliteit is een andere belangrijke vaardigheid. Hier gaat het als eerste om de werkzaamheden. In wat voor situatie is dit team werkzaam? Is het een omgeving met simpele, moeilijke of complexe problemen of is er wellicht sprake van chaotische problematiek. Elke vorm heeft zijn eigen inrichting die het beste past bij wat de omgeving vraagt. Je kan hierbij denken aan een waterval benadering, lean processen, Agile processen of vooral focus op vaardigheden.

Duurzame wijze

Duurzaamheid in een team? Ja zeker! Afgelopen jaren ervaren veel teams een toename van druk op wat zij moeten realiseren. Aangezien de wereld rondom het team steeds meer en steeds sneller vraagt om te leveren is het belangrijk om focus an te brengen. Daarnaast is er nog een belangrijk element om druk binnen teams te verminderen. Dit doe ik ervoor te zorgen dat het team zoveel werk oppakt als mogelijk in een tempo dat ze zeer lang kunnen volhouden. In een Agile omgeving doen we dit vaak door één persoon aan te wijzen die bepaalt wat het team oppakt en belangrijker nog, wat niet. Deze persoon is het gezicht naar buiten zodat het team met volle focus kan werken aan hun doelstelling.

Agile mindset in combinatie met de SCRUM werkwijze

Binnen IT gebruiken we hiervoor een Agile mindset waarbij Scrum de DeFacto werkwijze is. Team volgen een vaste cadans en bepalen per cyclus welk doel zij gaan nastreven.

Agile mindset houdt in dat je afwegingen maakt die de wendbaarheid van je organisatie ondersteunen. Dus we kiezen Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen, we zetten ons in voor Werkende producten boven allesomvattende documentatie. We focussen ons op Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen. En we willen kunnen Inspelen op verandering in plaats van het volgen van een plan.

Let op, hoewel wij waardering hebben voor al hetgeen schuingedrukt is, hechten wij méér waarde aan wat aan dikgedrukt is.

De uitvoerende werkzaamheden behorend bij de bereiken van het team doel zijn opgenomen in de ‘backlog’, een overzicht van alle taken die door dit team of voor een product (toegevoegde waarde van het team) nodig zijn. Het team kijkt vooruit door samen een planning op te stellen die het gestelde doel haalbaar maakt. Door dagelijks samen te komen stellen ze hun initiële plan bij om het gestelde doel te bereiken. Aan het einde van de cyclus presenteren zij het behaalde (deel)resultaat aan de organisatie en halen feedback op voor de volgende cyclus. Elke cyclus sluit het team af met een reflectie op hun interne processen en werkwijze. Doel is hierbij om verbeteringen te integreren in de volgende cyclus.

Geen categorie

Team Intervisie

Leren van elkaar gemakkelijker gezegd dan gedaan. Dus hoe en waarom zou je doen?

Een intervisie zorgt ervoor dat teams van elkaar leren door het delen van praktijkvraagstukken. Het zijn dus geen theoretische omzwervingen. Het doel is om kennis en ervaring met elkaar te delen. Het team kan leren in een veilige omgeving, men kent elkaar. Daarnaast kan het team de intervisie na een aantal keren zelf doen.

Intervisie is bruikbaar voor:

  • Teams die dagelijks samenwerken
  • Personen die hetzelfde werk uitvoeren maar niet samenwerken
  • Personen die van elkaar willen leren (high potentials / uitblinkers binnen de organisatie)

Richard helpt teams om op gestructureerde wijze te leren van elkaar. Gebruik makend van een heldere structuur waarbij de vraag van de inbrenger centraal staat, de overige teamleden leren mee. Inzicht krijgen is hierbij belangrijker dan het oplossen van het probleem. Voor oplossingen vinden hebben gebruik ik liever een andere werkmethode (Problemen oplossen).

Begeleiding kan plaatsvinden op reguliere basis in bijeenkomsten van 1,5 tot 2 uur maar ook als een basis waarbij het team leert om een intervisie zelfstandig uit te voeren.

Wanneer Richard werkt met uitblinkers binnen de organisatie, dan werkt hij op basis van een ‘contract’ hoe de organisatie en de groep zich tot elkaar verhouden. Dit om de veiligheid binnen de groep te borgen in de organisatie. Immers uitblinkers brengen soms vernieuwende inzichten die kunnen conflicteren met de bestaande organisatie.

Uw team weer succesvol

Vanuit een systemische blik werk ik samen met uw team aan een blijvende verbetering.
Richard Oprins – Teamcoach

Met het team zoek ik naar belemmering en mogelijkheden om samen te werken aan de verbetering. Vanuit een systemische aanpak onderzoek ik wat er kan. Eigenaarschap terugbrengen in het team en het team ondersteunen om verantwoordelijkheid te durven nemen, zijn de basis in de begeleiding.

Opzoek naar wat er wel kan, vanuit het team waardoor veranderingen blijvend zijn

Veranderingen zijn mooi maar zelden vanzelfsprekend. Vandaar dat ik de verandering vanuit het team laat komen. Hierbij maak ik gebruik van een aanpak gebaseerd op de theorie van Jung. Hierdoor is de verandering intrinsiek gemotiveerd en de verandering duurzaam gevormd in het team.

Richard werkt samen met uw team aan:

  • Vertrouwen
  • Conflictbeheersing
  • Commitment
  • Accountability
  • Team doelen
  • Eigenaarschap